Miten ilmoittaa hylkäyspäätöksestä työnhakijalle ja silti jättää hyvä vaikutelma yrityksestä?

On hyvin tiedossa, että rekrytointiprosessi on yksi merkittävimmistä työnantajamielikuvaan vaikuttavista asioista. Vaikka yritys käyttäisi tuhansia euroja hienoihin videoihin ja postailisi somessa kivoja juttuja työpaikan arjesta, ei niillä ole juurikaan merkitystä, jos hakijaviestintä on pielessä ja rekrytointiprosessi sakkaa.

Kuitenkin on edelleen yleistä, ettei työnhakija saa hakemukseensa minkäänlaista vastausta. Liian moni yritys ei lähetä edes automaatioviestillä tietoa rekryprosessin etenemisestä, saati sen päättymisestä. Kiireeseen ja muihin töihin on aina hyvä vedota, mutta onko yrityksellänne varaa vahingoittaa työnantajabrändiään jättämällä hakijaviestintä rempalleen?

Kuinka viestiä rekrytointiprosessista pois pudonneille kandidaateille?

Vaikka on ikävää toimia huonojen uutisten viestinviejänä, pienellä vaivalla voit tehdä suuren vaikutuksen. Ohessa vinkit hakijaa kunnioittavaan kohteluun silloin, kun valintapäätös ei valitettavasti kohdistunut häneen.

Ilmoita päätöksestä heti

Moni ilmoittaa kaikille hakijoille päätöksestä vasta rekrytoinnin päätyttyä. Prosessista pois pudonneille kuitenkin kannattaa ilmoittaa heti. Jos potentiaalisia kandidaatteja halutaan pitää ikään kuin varasijalla, kannattaa heidätkin pitää ajan tasalla tiedottamalla säännöllisesti prosessin kulusta.

Puoli vuotta työhakemuksen lähetyksen jälkeen tulleen ”Valintamme ei valitettavasti kohdistunut sinuun” -viestin informaatioarvo on pyöreä nolla.

Panosta henkilökohtaisuuteen

Kiitä hakijaa ajasta ja vaivasta, mitä hän on käyttänyt juuri kyseisen työn hakemiseen. On hyvä mainita hakija nimeltä ja viitata asioihin, joita keskustelitte haastattelussa tai mainittiin hakemuksessa.

Moni hakija toivoo palautetta hakemuksestaan tai kehityskohteistaan. Jos jaksat nähdä pienen ekstravaivan palautteen koostamiseksi, nostat varmasti pisteitä hakijan silmissä ja autat häntä onnistumaan työnhaussa jatkossa paremmin.

Puhelin kauniiseen käteen

Kaikille vähintään haastatteluvaiheeseen päässeille kandidaateille kannattaa aina ilmoittaa päätöksestä puhelimitse. Puhelun keston ei tarvitse olla pitkä, mutta vaikutelma on täysin erilainen kuin automatisoidun sähköpostiviestin. Voit tarvittaessa vielä lähettää erillisen sähköpostiviestin, jossa kiität hakijaa, annat hänelle palautetta ja kysyt myös häneltä palautetta prosessista.

Ole rehellinen

Pettymys on helpompi niellä, kun kerrot rekrytointiin vaikuttavista painopisteistä. Ole kuitenkin tarkkana siinä, että perustelut ovat aidot. Älä esimerkiksi kerro kokeneelle digitaalisen markkinoinnin ammattilaiselle, että painotitte tässä rekrytoinnissa nimenomaan osaamista digimarkkinoinnissa. Jos kyse on hakijan persoonasta, muotoile sanasi todella tarkasti.

Vaikka hylkäämiseen liittyvää pettymystä olisi mukava pehmittää lupailemalla pitää hakija mielessä, kun uusia paikkoja avataan, älä kuitenkaan anna tyhjiä lupauksia. Jos et mitenkään näe, että hakija sopisi yrityksen kulttuuriin, jätä mieluummin lupaukset sanomatta ja toivota vain menestystä työnhakuun.

Pyydä palautetta

Rekrytointi on aina kahden kauppa. Pyytämällä palautetta kaikilta hakijoilta (ei ainoastaan hyvin pärjänneiltä) saat arvokasta tietoa siitä, mitä hakijat ajattelevat rekrytointiprosessistasi ja voit kehittää toimintaa palautteiden perusteella. Palautteen pyytäminen viestii myös hakijalle, että olet kiinnostunut heidän mielipiteestään ja arvostat heidän kokemustaan.

Ei kiitos -ilmoituksen ei tarvitse olla pitkä, mutta oikeaan aikaan lähetetyllä, henkilökohtaisella ja hyvin perustella viestillä voit edesauttaa sitä, että hakija on jatkossakin kiinnostunut yrityksestänne työnantajana.

Pidä mielessä, että hakijat ovat myös mahdollisia asiakkaitanne tai yhteistyökumppaneita. Jättäisitkö vastaamatta potentiaalisen asiakkaan yhteydenottopyyntöön?
 

Vinkit koostettu The Undercover Recruiterin artikkelin pohjalta.

Krista Vuori
Monster