Vinkit rekrytointiin: työhakemusten käsittely
Määritä keskeiset osaamisalueet ja hakusanat
Kaikki saamasi työhakemukset ovat ainutlaatuisia. Vaikka olisit pyytänyt työnhakijoita täyttämään valmiin hakemuslomakkeen vapaamuotoisen hakemuksen sijaan, hakijat tulkisevat silti tiettyjä kysymyksiä eri tavoin. Siksi on tärkeää, että olet määrittänyt itsellesi keskeiset osaamisalueet ja hakusanat, kriteerit, joita etsit työhakemuksista. Näiden avulla voit nopeasti arvioida kaikki hakemukset tasapuolisesti.
Jos olet kirjoittanut työpaikkailmoituksen hyvin, sinulla on valmiina kriteerit joita käyttää. Käytettävien kriteereiden määrä vaihtelee toki avoimen tehtävän vaativuuden mukaan, mutta sinun tulisi aina pyrkiä määrittämään noin kymmenen selkeää kriteeriä, joita vasten voit työhakemuksia peilata.
Yleensä hakukriteerit voidaan jakaa kolmeen osaan:
- Osaamisen liittyvät (esim. tekniset) kriteerit– Onko työnhakijalla tarvittava koulutus/osaamista, jotta hän voi menestyä tehtävässä? Löytyykö työnhakijalta tarvittavat sertifikaatit?
- Työkokemus – Onko työnhakija työskennellyt aiemmin vastaavanlaisissa työtehtävissä tai samalla alalla? Onko hän aiemmassa työssään ollut vastuussa samanlaisista budjeteista?
- Henkilökohtaiset ominaisuudet – Onko työnhakijalla esittää esimerkkejä tilanteista, joissa hän on päässyt hyödyntämään kommunikointitaitojaan tai luovuuttaan aiemmissa työtehtävissään.
Kun sinulla on selvä käsitys siitä, mitä etsit, silmäile hakemukset nopeasti läpi ja siirrä sivuun kaikki ne, jotka selvästikään eivät vastaa toiveitasi. Mitä enemmän hakemuksia olet saanut sitä rajummalla kädellä voit hakemuksia karsia.
Kehitä hakemusten käsittelyä varten taulukko
Jotta sinun olisi helpompi arvioida jokainen työhakemus valitsemiisi kriteereihin peilaten, sinun on hyvä luoda taulukko, johon voit merkitä, miten työhakemukset täyttävät valitsemasi kriteerit. Voit luoda taulukon esimerkiksi exceliin tai käyttää kynää ja paperia. Laita taulukon yläosaan työnhakijoiden nimet ja taulukon reunaan kriteerien nimet. Käy sitten läpi esikarsinnan jälkeen jäljelle jääneet työhakemukset ja anna hakemuksille arvosana, esim. 0-3, kunkin kriteerin osalta.
Esimerkiksi, jos valitsit kriteeriksi kaupallisen alan koulutuksen, voit arvottaa hakemukset seuravasti:
- 0 ei kaupallista koulutusta
- 1 kurssi tai opintoviikkoja kaupalliselta alalta
- 2 kaupalliset aineet sivuaineena
- 3 kaupallisen alan tutkinto
Kun olet käynyt läpi kaikki hakemukset ja merkinnyt muistiin tulokset kunkin kriteerin osalta, erotat helposti työhakemukset jotka vastaavat parhaiten kriteerejäsi. Voit luoda niin yksityiskohtaisen ja monimutkaisen kaavion kuin haluat. Jos haluat korostaa tiettyjä kriteerejä selvästi muita enemmän voit arvottaa hakemukset niiden osalta esim. asteikolla 0-5. Näin voit suorittaa vielä lopullisen karsinnan näihin kriteereihin painottaen.
Jos aika ja resurssit antavat myöten, tämä prosessi olisi hyvä suorittaa sekä HR-tiimissä (joku jolla on kokemusta rekrytoinneista) että rekrytoivan esimiehen toimesta. Mikäli mahdollista, mukaan olisi hyvä ottaa myös yrityksen työntekijä, joka on hoitanut avointa tehtävää vastaavia tehtäviä aikaisemmin. Joskus on hyvä luetuttaa työhakemuksia myös henkilöillä jolla ei ole ennakko-odotuksia tai -käsityksiä ja jotka eivät ole asiantuntijoita avoimen tehtävän suhteen. Näin saat uudenlaista näkökulmaa työhakemusten lukemiseen.